ما هي صفات السكرتير الناجح

صفات السكرتير الناجح تساعد كثير من الراغبين في شغل تلك الوظيفة، وتمكنهم من النجاح في هذا العمل، وتضمن لهم الاحترام والتقدير من قبل رؤساء العمل، ذلك أن وظيفة السكرتير من أهم الوظائف وأكثرها شيوعًا، بيد أنها تحتاج إلى خبرة وكفاءة من أجل أداءها على الوجه الأمثل، لذا عبر موقع ميدان المال نوافيكم بأهم الصفات التي تجعل السكرتير ناجحًا.

ما هي صفات السكرتير الناجح

1- جمال المظهر الخارجي

• فعلى السكرتير أن يهتم بمظهره الخارجي ونظافته الشخصية، والحرص على اختيار الملابس المناسبة واللائقة للوظيفة، مما يعكس صورة إيجابية لكل من يتعامل معه.

اقرأ أيضًا:  استراتيجيات النجاح الأكاديمي

2- ذو شخصية قوية

• لذا فعليه أن يكون قادرًا على الرفض وقول لا، فإن صاحب الشخصية القوية لا يوافق أو يتنازل عن أي موقف لا يؤمن به أو يصدقه، كما أنهم لا يخضع لأي شخص لمجرد أنه أعلى منه في المنصب، بل يخلق شخصيته، مما يجبر الجميع على احترامه.

3- يستطيع التعامل مع كافة أنواع الناس

• من صفات السكرتير الناجح التعامل مع الناس بشكل مهذب ولطيف لكي يكسب محبتهم، وأن يكون على استعداد بمشاركة معلوماته معهم وإظهار التعاطف معهم في المواقف الصعبة، وعرض المساعدة إذا احتاجوا لذلك.

4- الطلاقة في الكلام

• عليه اختيار الكلمات المناسبة ووضعها في مكانها الصحيح وعدم التوتر عند التحدث مع الآخرين.. والحرص دائمًا على القراءة وزيادة الثروة اللغوية.

5- التفكير السليم

• على السكرتير الناجح أن يكون واعيًا بإمكاناته وأن يكون يقظًا في تصرفاته، يحرص على عدم الوقوع في المشاكل وتوظيف قدراته في مكانها الصحيح.

6- الاتصاف بالأدب

• يكون السكرتير ناجحًا من خلال تصرفاته واسلوبه اللبق، فعليه دائمًا إلقاء التحية على الآخرين ومعاملتهم كما يحب أن يعاملوه.
• كما ينبغي أن يستعمل الكلمات المهذبة، ويحترم اللوائح والقوانين، يكون بشوش الوجه ويتجنب الكلام على الآخرين بسوء.

7- تقدير الوقت

• من الأمور التي تجعل السكرتير ناجحًا تقديم الأولويات؛ لأن وقته محدود وكذا الابتعاد عن كل المشتتات التي تلهيه عن عمله مثل لعب الألعاب الإلكترونية وغيرها.
• عليه تنظيم أوقاته وتحديد مهامه وفقًا لوقت العمل.

اقرأ أيضًا:  أفضل وظائف تبدأ من سن 15 للبنات

8- سرعة البديهة

• على السكرتير الناجح دائمًا أن يكون مستعدًا عقليًا لأي شيء، وذلك عن طريق تنشيط الذاكرة والقدرة على التذكر.
• عليه أن يكون مستعدًا نفسيًا عن طريق الثقة في النفس وتطوير مهاراته بشكل دائم.

9- الولاء لمقر عمله

• من أكثر الأمور التي تجعل السكرتير ناجحًا هو ولاءه لمقر عمله.
• عليه أن يشعر بالانتماء لمقر العمل وعدم إخراج أسرار عمله، والحرص الدائم على تحسين أداءه لابتكار حلول جديدة للمساعدة والمساهمة في عمله ومساعدة زملائه.

أنواع السكرتارية

هناك عدة أنواع للسكرتير.. لكل من تلك الأنواع مهام أساسية من خلالها تتحدد صفات السكرتير الناجح:

• سكرتير عام: تسند إليه أعمال عامة مثل كتابة المقالات والتصوير والرد على المكالمات وتحتاج هذه الوظيفة إلى خبرة من عام إلى عامين.
• سكرتير تنفيذي: وهو الذي يكون مختصًا بقسم معين وتكون له مهمات أعلى نسبيًا من السكرتير العام.
• سكرتير خاص: ويختص هذا السكرتير بمهمات أكثر خصوصية مثل حجز تذاكر السفر والفنادق والرحلات، وتوجه إليه مهام خاصة تختلف من شخص لآخر.

اقرأ أيضًا:  أهداف ومهام إدارة علاقات العملاء CRM

المهارات الأساسية للسكرتير

يحتاج السكرتير عدة مهارات تجعله يتمتع بصفات السكرتير الناجح، ويشهد له بالكفاءة في عمله، ويحصل على احترام الجميع، هي:

• أن يكون على علم كبير باستخدامات الكمبيوتر.
• يتمتع بمهارة حل المشكلات.
• المرونة في التفكير والتعامل مع الآخرين.
• يتمتع بمهارة التفاوض.
• القدرة على تنظيم وإدارة الوقت.
• يعتمد عليه في الأزمات.

وظيفة السكرتير من أهم الوظائف التي تلقى إقبال شديد من جميع ومختلف الشركات، تشمل مهام تلك الوظيفة تنسيق الاجتماعات، وكتابة التقارير، والرد على الهواتف وتنظيم وإدارة الملفات، لذا من الضروري التحلي بصفات السكرتير الناجح لشغل تلك الوظيفة.